Alles over de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (Spoedwet)

Allereerst is het van belang dat de Spoedwet versoepelende regels in het leven roept die gelden voor alle rechtspersonen die een algemene vergadering (AV) hebben. Daarnaast geeft de Spoedwet, voor alle rechtspersonen – dus ook voor de stichting die geen AV heeft – regels met betrekking tot vergaderingen van het bestuur en de raad van commissarissen. Tot slot dient de Spoedwet er in deze onzekere tijden toe rechtspersonen en aandeelhouders rechtszekerheid te bieden voor noodzakelijke besluitvorming.

Hieronder volgen de afwijkingen van de wettelijke (en statutaire) bepalingen in de Spoedwet, die voor u waarschijnlijk het meest van belang zijn:

1. Het faciliteren van elektronische besluitvorming, ter vervanging van fysieke vergaderingen van rechtspersonen;
2. Het opmaken van de jaarrekening door het bestuur in plaats van door de AV en het verlengen van de termijn hiervoor; en
3. Het beperken van de 'bewijsvermoedens' voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement als deponering van de jaarrekening vertraging oploopt als gevolg van de uitbraak van COVID-19. N.B. Omdat voor een dergelijke bestuurdersaansprakelijkheid drie jaar kan worden teruggekeken, vervalt deze regeling op 1 september 2023.

1. Elektronische besluitvorming

De afwijking die het meest in het oog springt is de tijdelijke mogelijkheid voor het bestuur om te besluiten dat een AV uitsluitend via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk is. Elektronische communicatiemiddelen konden voorheen alleen worden ingezet als dit statutair was toegestaan. Zelfs als de statuten voorzagen in elektronisch vergaderen, dan kon dat op basis van de wet niet volledig elektronisch: er moest ook altijd een fysieke vergadering zijn. De Spoedwet maakt het nu ook mogelijk dat ondernemingen de AV (volledig) digitaal kunnen laten plaatsvinden, zelfs indien de statuten hierin niet voorzien. Het is aan het bestuur om hierin een keuze te maken. In het verlengde hiervan kan het bestuur besluiten dat het voeren van het woord tijdens de vergadering en het uitoefenen van het stemrecht tevens uitsluitend langs elektronische weg kan worden uitgeoefend. Ten slotte kan het bestuur besluiten dat stemmen voorafgaand aan de vergadering mogen worden uitgebracht (langs elektronische weg of schriftelijk).

Bovengenoemde afwijkingen dienen bij de oproeping van de vergadering te worden vermeld (i.e. dat uitsluitend langs elektronische weg kan worden deelgenomen en gestemd – en, indien gewenst, dat voorafgaand aan de vergadering kan worden gestemd). In het geval de AV reeds is opgeroepen, kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering alsnog besluiten de vergadering uitsluitend digitaal te houden. Dit wordt kenbaar gemaakt aan de aandeelhouders op dezelfde wijze als de oproeping.

Twee harde eisen zijn van belang indien een AV uitsluitend langs elektronische weg plaatsvindt:

• de AV is langs elektronische weg voor aandeelhouders te volgen; en
• de aandeelhouders zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan. Indien van toepassing, bepaalt de voorzitter van de vergadering hoe het stellen van nadere vragen wordt gefaciliteerd.

Daarnaast gelden er twee zachte eisen (zogenoemde “inspanningsverplichtingen” voor het bestuur) die bij niet-naleving de geldigheid van de besluitvorming niet aantasten:

• de vooraf gestelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de rechtspersoon geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders; en
• de deelnemers aan de vergadering moeten tijdens de vergadering elektronisch, bijvoorbeeld via e-mail of een chatfunctie, of anderszins vragen kunnen stellen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden in redelijkheid van het bestuur niet kan worden gevergd.

De keuze voor het communicatiemiddel

De Spoedwet onderscheidt eenzijdige communicatiemiddelen, waarmee de vergadering elektronisch kan worden gevolgd en tweezijdige communicatiemiddelen waarmee, zowel de vergadering kan worden gevolgd, als aan de vergadering kan worden deelgenomen. Onder eenzijdige communicatiemiddelen worden verstaan e-mail, website of een audio- of audio/videostream. Onder tweezijdige communicatie worden middelen verstaan waarmee langs elektronische weg interactief kan worden deelgenomen aan de vergadering, te weten een groepstelefoongesprek, beeldbellen (bijvoorbeeld Zoom) of een audiovisuele vergaderapplicatie. 

Beide typen communicatiemiddelen zijn geschikt voor het uitsluitend elektronisch volgen van de AV, maar slechts tweezijdige communicatiemiddelen zijn geschikt om langs elektronische weg deel te nemen aan de AV. Het is aan het bestuur om, met het oog op de betrokken belangen en beschikbare mogelijkheden, een keuze te maken voor een passend communicatiemiddel. Uit de memorie van toelichting bij de Spoedwet blijkt dat een haperende verbinding of een andere reden waardoor een aandeelhouder niet optimaal kan deelnemen aan de elektronische vergadering geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de genomen besluiten. Dit standpunt is echter niet geheel onomstreden.

De wijze van stemmen

Het bestuur van elke rechtspersoon kan besluiten dat het uitbrengen van stemmen in de AV slechts door middel van een elektronisch communicatiemiddel kan plaatsvinden, dus door middel van eenzijdige danwel tweezijdige communicatie. Rechtspersonen kunnen er ook voor kiezen dat aandeelhouders uitsluitend kunnen stemmen door voorafgaand aan de vergadering een volmacht of steminstructie aan een daartoe door de rechtspersoon aangewezen gevolmachtigde te geven. Verondersteld wordt dat bij het uitbrengen van stemmen in de AV alle stemgerechtigden moeten worden geïdentificeerd door middel van het gehanteerde elektronische communicatiemiddel. Bij kleinere vergaderingen kan dit bijvoorbeeld door middel van videobellen. 

2. Verlenging van de opmaaktermijn van de jaarrekening

Voor elke rechtspersoon geldt dat de wettelijke termijn voor het opmaken van de jaarrekening (normaliter vijf maanden na afloop van het boekjaar) op grond van de Spoedwet door het bestuur kan worden verlengd met ten hoogste vijf maanden. Hierdoor vervalt de verlengingsbevoegdheid van de algemene vergadering. De verplichting om de jaarrekening te publiceren binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar blijft onverkort gelden.

3. Versoepeling sancties bij te late deponering

De jaarrekening van een vennootschap dient binnen twaalf maanden na de balansdatum te worden gepubliceerd. Indien dit niet gebeurt wordt de te late deponering – ingeval van faillissement – achteraf gezien als kennelijk onbehoorlijk bestuur en wordt vermoed dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is. De Spoedwet maakt hier een tijdelijke uitzondering op: indien het bestuur kan aantonen dat het verzuim van de publicatieplicht te wijten is aan de gevolgen van COVID-19 geldt heb bovengenoemde bewijsvermoeden niet. Wees ervan bewust dat deze versoepeling niet opgaat ten aanzien van de boekhoudplicht van art. 2:10 BW.